Wir wagen einen kurzen Blick auf einige Klassiker, die sich adhoc für die moderne Heimarbeit nutzen lassen. Vorab die Einschätzung: Wichtiges am besten zuerst erledigen und einen eigenen Rhythmus finden – das sind zentrale Tools des Zeitmanagements fürs Homeoffice. Vielleicht sind ja ein oder zwei Ideen dabei, die Sie gern mal ausprobieren möchten.
Wichtiges versus Dringendes
1. Differenzieren zwischen Wichtigem und Dringendem: Häufig werden diese beiden Kriterien nicht genügend unterschieden. Nicht alles, was als dringend deklariert wird, ist auch gleichzeitig wichtig. Folgende Frage hilft da weiter: Was ist wichtig für den Tageserfolg?
2. Empfohlen wird häufig, das Wichtigste, die „Kröte“, zuerst anzugehen. Alternativ kann man es am eigenen Leistungshöhepunkt des Tages erledigen.
3. Für die eigene Einschätzung der sinnvollen Reihenfolge ist es hilfreich, zu fragen, was das Gegenüber unter dem gern genutzten Zusatz „dringend“ versteht. Häufig möchten Chefs Aufgaben sofort oder am selben Tag gelöst haben. Kollegen möchten es in den nächsten Tagen gelöst wissen und Kunden freuen sich vielleicht, wenn es bis Ende der Woche erledigt ist.
Eigenen Rhythmus finden inklusive Pausen
1. Oft empfohlen in diesen Tagen: Den Lebensrhythmus, inklusive der Pausen, dem normalen, bisher gekannten Alltag nachzubilden.
(An dieser Stelle ein Hinweis: Homeoffice mit gleichzeitigem Homeschooling oder Kinderbespaßung – unser Respekt – ist Multitasking auf höchstem Niveau. Dafür schreibt mindestens eine Familie sicher gerade einen Ratgeber-Besteller. Vielleicht rückt jetzt auch verstärkt ins Bewusstsein wie anspruchsvoll die Arbeit mit Kindern ist.)
2. Mancher Experte fordert gar eine neue „Pausenkultur“. Mit sich selbst sollte man genauso „gnädig“ sein wie im Büro – eine Kaffeepause zwischendurch schadet nicht: Während des Kaffees in der Teeküche sollen unter Kollegen schon die besten Ideen entstanden sein. Auch allein denkt man zumeist über das aktuelle Projekt weiter nach.
3. Ein Trick, der im normalen Büroalltag bereits erprobt wurde. Termine mit sich selbst gleichwertig im eigenen Kalender als geblockt eintragen: Seien es Pausen oder eine Bewegungseinheit oder das Familien-Skypen.
4. Wenn es machbar ist: nur zwei- bis dreimal am Tag die Mails checken. Oder zumindest die Sofortbenachrichtigung für Mails offline nehmen.
Listen …
Die bekannten To-do-Listen sind inzwischen auch als Apps erhältlich. Da im Moment der Arbeitsalltag eher nicht mobil ist, reichen auch Stift und Zettel.
1. Realistisch sein: To-do-Liste für einen Tag nicht überfrachten. Motivierend: das Abhaken von Erledigtem.
2. Liste für den nächsten Tag vor Feierabend zur Entlastung erstellen. Übrige Punkte können übertragen werden und geraten so nicht aus dem Blick.
3. Mal eine andere Art von Liste: Auf die gut sichtbare Love- to-do-Liste kommen alle kleinen oder großen Ideen, die einem guttun und gegen den Corona-Blues oder bei kreativen Blockaden helfen. Bei Bedarf kann man sich schnell eine davon aussuchen.
Organisation
1. Teamabsprachen sind ebenso fürs virtuelle Büro essentiell: Wann ist man erreichbar, wann hat man gemeinsame Meetings, was läuft über Chats oder ab wann wird ein neues Tool ausprobiert.
2. Abwesenheitsmail einrichten – das kann mit entsprechendem Text selbst für längere Telefonkonfis genutzt werden.
3. Bleibt weiterhin wichtig: Arbeit und Freizeit so gut wie möglich trennen.
Von Uta Kannengießer, avanti GmbH