Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten in der Pflege
In der Pflege gibt es eine Dokumentationspflicht, die dazu dienen soll, die Qualitätssicherungsmaßnahmen und deren Ergebnisse so festzuhalten, dass aus ihnen ein ordnungsgemäßer Betrieb des Pflegeheims ersichtlich wird.
Diese Vorschrift ist als Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht in § 13 Absatz 1 Heimgesetz (HeimG) festgehalten.
Der Paragraf führt darüber hinaus auf, welche Sachverhalte im Einzelnen zu dokumentieren sind. Insgesamt werden hier zehn Punkte genannt:
- Wirtschaftliche und finanzielle Lage des Heims
- Nutzungsart, Größe und Belegung der Räumlichkeiten
- Persönliche Informationen über die Beschäftigten
- Persönliche Informationen über die Bewohnerinnen und Bewohner
- Erhalt, Aufbewahrung und Verabreichung von Arzneimitteln
- Pflegeplanung und ‑verläufe
- Hilfe- und Förderpläne (für Einrichtungen der Behindertenhilfe)
- Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung und ‑sicherung
- Angaben über freiheitsentziehende Maßnahmen
- Gelder oder Wertsachen für Bewohnerinnen und Bewohner
Durch diese Dokumentationspflichten ergeben sich mit der Zeit etliche Daten auch über die Bewohnerinnen und Bewohner, die in sogenannten Bewohnerakten festgehalten und aufbewahrt werden.
Diese werden im Rahmen von Qualitätsprüfungen vom Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) begutachtet.
Vor allem soll die Pflegedokumentation als Beweiserleichterung dienen, falls es zu gerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen Bewohnern und dem Heim kommt. Umso wichtiger ist es, den entsprechenden rechtlichen Grundlagen für die Aufbewahrung von Bewohnerakten in der Pflege nachzukommen.
Aufbewahrungsfristen für Bewohnerakten
Ebenfalls in § 13 HeimG wird in Absatz 2 eine Frist für die Aufbewahrungspflicht der erforderlichen Dokumentation festgelegt.
(2) Der Träger hat die Aufzeichnungen […] sowie die sonstigen Unterlagen und Belege über den Betrieb eines Heims fünf Jahre aufzubewahren.
Über diese fünf Jahre sind die Daten in der Akte so aufzubewahren, dass nur Berechtigte Zugang zu ihnen haben.
Darüber hinaus wird in § 13 Abs. 2 Satz 2 HeimG dem Heimträger eine Verpflichtung zur Löschung der entsprechenden Dokumentation auferlegt. Trotzdem könnte es sinnvoll sein die Bewohnerakten länger aufzubewahren, als das Heimgesetz vorschreibt.
Haftungsrechtliche Aspekte der Aktenaufbewahrung
Die Aufbewahrung der Bewohnerakten dient nicht nur dem Qualitätsmanagement in den Pflegeheimen, sondern ist auch aus haftungsrechtlicher Sicht geboten.
Gemäß § 195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist zunächst nur drei Jahre. Ergibt sich allerdings ein haftungsrechtlicher Fall, ist nicht der Zeitpunkt der Schadensverursachung entscheidend für den Beginn der Verjährungsfrist.
Der Beginn der regelmäßigen Verjährungsfirst ist in § 199 BGB festgeschrieben. Es kommt hierbei darauf an, ab wann der Betroffene Kenntnis von den Umständen erhalten hat, die zu dem Haftungsanspruch führen.
Dieser Logik folgend kann der Fall eintreten, dass der Geschädigte erst 20 Jahre nach der Schadenverursachung Kenntnis davon erhält. Somit beginnt auch erst ab diesem Zeitpunkt – also 20 Jahre später – die dreijährige Verjährungsfrist.
Hätte man lediglich das Heimgesetz beachtet und die Bewohnerakten nach fünf Jahren vernichtet, würden so mögliche Entlastungsbeweise ausfallen.
Der Zeitraum, nach dem nachträglich an die Schadensverursachung entsprechende Ersatzansprüche geltend gemacht werden können, ist allerdings nicht unbegrenzt.
Für Schadensersatzansprüche gilt nach § 197 Absatz 2 Ziffer 1 BGB eine dreißigjährige Verjährungsfrist:
(1) In 30 Jahren verjähren, soweit nicht ein anderes bestimmt ist,
- Schadensersatzansprüche, die auf der vorsätzlichen Verletzung des Lebens, der Freiheit oder der sexuellen Selbstbestimmung beruhen, […]
§ 199 Absatz 3 Ziffer 2 BGB gibt konkretisiert die Verjährungsregel. Nach dieser ist die Verjährungsfrist von 30 Jahren unabhängig von der Kenntnis über die Schadensverursachung. Es handelt sich somit um eine sogenannte Höchstfrist.
Best Practices im Umgang mit rechtlichen Aufbewahrungsfristen
Bleibt nun die Frage, ob in der Pflege aller Bewohnerakten 30 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, um bei einem möglichen Rechtsstreit auf Nummer sicher zu gehen.
In der Regel kann im Heimbereich davon ausgegangen werden, dass der Zeitpunkt der Kenntnisnahme des Schadens mit dem der Schadensverursachung identisch ist.
Generell besteht so kein Bedürfnis nach einer Abweichung der Fristenregelung nach dem Heimgesetz.
Wichtig: Versorgungsverträge dürfen aber nicht vergessen werden. Diese enthalten ebenfalls Aufbewahrungspflichten, die eingehalten werden müssen.
Regelmäßig kann aber davon ausgegangen werden, dass diese Verträge sich an den fünf jährigen Fristen des Heimgesetzes orientieren. Sind allerdings andere Fristen festgelegt worden, müssen diese auch unabhängig vom Heimgesetz erfüllt werden.